Хе..... Миша чё, можно поздравить??? :D
Отвечу, да, такое возможно, и очень часто гайцы звонят человеку и спрашивают подтверждения. Так что пусть укажет тел.
Формы специальной нет, возьми за основу форму доверенности. И чем полнее она будет заполнена, тем лучше. Пусть пишет продавец. Но лучше тебе, поехать с ним в гаи и поприсутствовать при снятии машины с учёта, для спокойствия, там же ты можешь составить договор и руководство гаи тебе может заверить его.